ICT Engagement Coordinator (Digital Operations Support) (m/f/n)

ICT Engagement Coordinator (Digital Operations Support) (m/f/n) Miejsce pracy: Warszawa Technologies we use Expected • Azure DevOps • Jira About the project We are looking for an experienced ICT Engagement Coordinator (Digital Operations Support) (m/f/n) to join a long-term international project delivered for a European Union Organisation based in Warsaw. Your responsibilities • Task 1: ICT delivery coordination • Coordinate assigned ICT projects and initiatives/engagements through initiation, planning, execution, monitoring and closure under the direction of the Project Manager or designated Operational Actor. • Prepare and maintain scope, plans, schedules, milestones, work packages, acceptance criteria and project-control records in line with PM², Agile or other approved methods. • Track progress, resources, risks, issues, changes and dependencies; escalate deviations and decisions requiring action. • Coordinate several small or medium-sized initiatives in parallel and support timely delivery of agreed outcomes. • Other specific duties as assigned by supervisor • Task 2: ICT infrastructure engagement and technical readiness • Coordinate engagement across technical teams, including networks, cloud/data centre, cybersecurity, databases, IAM, modern workplace, monitoring, service desk and any other engaged teams. • Facilitate technical scoping and readiness activities covering environments, access, capacity, integration, testing, architecture, security and operational dependencies. • Coordinate interfaces between technical teams, business owners and specialist functions without replacing their technical responsibilities. • Identify blockers and cross-team dependencies and follow them through the agreed governance and escalation routes. • Other specific duties as assigned by supervisor • Task 3: Stakeholder, supplier coordination • Organise and facilitate project meetings, technical workshops, status reviews and decision sessions, maintaining clear agendas, minutes, actions and decision records. • Coordinate communication and follow-up with business stakeholders, technical teams, external suppliers and consultants. • Support the drafting and preparation of Procurement Requests, Requests for Service, Terms of Reference and related inputs. • Support supplier mobilisation and contract implementation by tracking actions, man-days, deliverables, acceptance evidence and dependencies. • Other specific duties as assigned by supervisor • Task 4: Governance, reporting, transition and improvement • Maintain current plans, status reports, dashboards, action plan, decision, dependency and change logs and an auditable project repository. • Prepare concise management reporting and briefing material. • Coordinate testing, acceptance, handover, operational readiness, knowledge transfer, closure and lessons learned. • Propose practical improvements to coordination, templates, reporting and knowledge reuse across DOS. • Other specific duties as assigned by supervisor Our requirements • At least 1 certificate among:, PM² or an equivalent certification, PRINCE2 or an equivalent certification, PMP or an equivalent certification. Each equivalent certification must be recognized internationally • Minimum IT relevant professional experience: 5 years • At least 3 years of experience coordinating ICT projects or technical initiatives at a similar position • Experience coordinating at least two ICT infrastructure projects or initiatives involving several technical domains • Experience coordinating dependencies across at least three of the following: network, cloud/data centre, databases, IAM, endpoint/workplace, cybersecurity/architecture, monitoring or service operations • Experience supporting supplier engagement, procurement documentation, proofs of concept or implementation of ICT contracts • Practical experience with project and service-management tools such as Azure DevOps, ServiceNow, Jira, MS Project, Planner or equivalent • English min. B2 • Bachelor's degreeStrong knowledge of ICT project lifecycle, governance and delivery methods, including PM² or equivalent • Good understanding of ICT infrastructure domains, including networks, data centre/cloud, databases, identity and access management, workplace services, monitoring and operations • Good knowledge of planning and control tools: schedules, milestones, action, decision, dependency and change logs • Good understanding of ICT service management, change, operational readiness and transition to service • Good knowledge of stakeholder, supplier and contract coordination in an ICT environment • Ability to translate business needs into clear technical coordination actions, scope, deliverables and acceptance criteria • Strong analytical, organisational and problem-solving skills, with the ability to manage several priorities • Excellent communication, facilitation, reporting and documentation skills; proactive and able to work effectively with technical teams, managers, business stakeholders and suppliers What we offer • On-site service provision (Warsaw) • Rate: up to 180 PLN/h net+VAT • B2B contract (via Shimi) • The earliest Contract start date: 01.11.2026 • The latest Contract start date: Within max. 3 months from the day that acceptance of the proposal has been sent to contractor • Long-term cooperation • Benefits: subsidies for sports cards, and medical plans Benefits • sharing the costs of sports activities • private medical care Klikając w przycisk „Aplikuj” lub w inny sposób wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne, zgadzasz się na przetwarzanie Twoich danych osobowych przez SHIMI sp. z o.o. z siedzibą w: Nowogrodzka 50/54/515, 00-695 Warszawa (Pracodawca), jako administratora danych osobowych w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu. Twoje dane osobowe będą przetwarzane w oparciu o następujące podstawy prawne: (a) aby podjąć działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (np. informacje o oczekiwanym wynagrodzeniu i dostępności do rozpoczęcia pracy); (b) w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (np. imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia); c) w oparciu o Twoją zgodę, która wyrażona jest poprzez przeslanie dokumentów aplikacyjnych zawierających takie informacje jak np. wizerunek czy zainteresowania.Podanie wszystkich danych osobowych, o których mowa powyżej jest dobrowolne, natomiast dane wymienione w lit. a) i b) są niezbędne do wzięcia udziału w rekrutacji. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości rozpatrzenia kandydatury. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, ale może pomóc w sprawnym przeprowadzeniu procesu rekrutacji.Masz prawo żądać dostępu do Twoich danych (w tym uzyskania ich kopii), sprostowania danych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia, jak również wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT (hosting), dostawcom systemów informatycznych.Podane przez Ciebie dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu profilowania albo podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany.Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres maks. 1 roku od zakończenia publikacji ogłoszenia, chyba, że wyraziłeś odrębną zgodę na wykorzystanie Twoich danych osobowych w przyszłych rekrutacjach.W celu realizacji praw lub w przypadku jakichkolwiek pytań związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem: halina.kaczorowska@shimi.pl.